Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son los sistemas de información que manejan los negocios asociados con las operaciones de producción y distribución de bienes o servicios, como la logística, el inventario, envíos, facturas, contabilidad, ventas, entregas, calidad de administración y de recursos humanos de las empresas. Así pues, contando con la implantación de un ERP se integran tanto los procesos internos de la empresa como los externos, permitiendo obtener toda la información en una única base de datos compartida, facilitando la gestión diaria de la compañía.
Una de las características a destacar del sistema ERP es la mayor confiabilidad de los datos, ya que están monitorizados en tiempo real. De este modo, una orden de venta avisa al proceso de fabricación con la información desde el stock hasta la logística del producto. La empresa, al deshacerse de la complejidad de todo el proceso, puede disminuir gastos y repensar, o simplemente abandonar, la cadena de producción. Además, como la empresa controla y entiende mejor todas las etapas de producción, puede producir de forma más rápida e inteligente el mismo producto dejándolo menos tiempo en stock, cosa que genera muchas ventajas.
En caso de que la empresa deba cambiar por alguna razón la dinámica de producción, el sistema ERP informa a todas las áreas corporativas y se preparan de forma conjunta para el cambio, desde las compras, la producción e incluso el área de marketing para el cambio de las campañas publicitarias. Además, utilizando el sistema ERP el tiempo utilizado siempre es muchísimo menor.
Por lo tanto, algunas de las ventajas de disponer de un sistema de ERP en las empresas son:
- Optimización de la organización interna: Facilita la organización de la empresa y permite optimizar los procesos y los recursos, lo que incide en la optimización y eficiencia de la propia gestión y en la relación con los clientes.
- Ayuda en la toma de decisiones: El acceso a toda la información de la empresa de forma fácil, rápida y ordenada nos permite tomar decisiones en base a datos y no a creencias, lo que evitará las decisiones impulsivas, erróneas o mal enfocadas. Para ello, claro está, el análisis y la interpretación de esos datos deben ser los correctos.
- Aumento de la productividad: La automatización de los procesos internos aumentará la productividad de los empleados, desaparecerán las tareas duplicadas y se eliminará la información redundante.
- Reducción de costes: La normalización de los procesos y los flujos de trabajo incide directamente en la optimización del tiempo y de los recursos, lo que disminuirá los costes.
- Mayor control: La implantación de un ERP hace posible un mayor control en todas las operaciones, pues cada una de éstas queda reflejada y asignada a un individuo o recurso, en un tiempo y fecha concreta, con unos objetivos y como consecuencia de un procedimiento, lo que permite hacer un seguimiento en todos los procesos en cada una de sus etapas.
- Planificación del futuro: Disponer de la información histórica, los comportamientos y las tendencias nos permite crear escenarios futuros con estimaciones realistas, minimizando el margen de error.
- Crecimiento ordenado: La mayoría de los ERP son modulares, escalables y están conectados entre sí, lo que permite en caso de crecimiento la incorporación de nuevos módulos y el flujo organizado de la información entre ellos.
Los cuatro módulos principales de software ERP incluyen:
- Finanzas: Reúne datos financieros y genera informes tales como libros de contabilidad, datos de balance general, hojas de balances generales y estados financieros trimestrales.
- Gestión de recursos humanos: Recopila datos y genera informes sobre cosas como reclutamiento de empleados, revisiones de desempeño, capacitación y desarrollo profesional, revisiones de desempeño, mediación y entrevistas de salida.
- Gestión de inventarios: Recopila datos y genera informes sobre activos no capitalizados y elementos de inventario.
- Gestión de la cadena de suministro: Recopila datos y genera informes sobre materiales, información y finanzas a medida que se mueven en un proceso de proveedor a fabricante a mayorista a minorista a consumidor.
Es importante entender que el ERP no es simplemente un software que se compra, instala y usa como Windows o un juego de computadora. Más que eso, consiste en una revolución que involucra todos los procesos internos y debe ser precedido de una extensa reevaluación de todos los departamentos. Es necesario tener en mente que es una herramienta importante y decisiva, pero la forma en que los datos son inseridos y cómo las informaciones son dirigidas posteriormente, son aspectos de suma importancia.