Els sistemes de planificació de recursos empresarials (ERP) són els sistemes d’informació que manegen els negocis associats amb les operacions de producció i distribució de béns o serveis, com la logística, l’inventari, enviaments, factures, comptabilitat, vendes, lliuraments, qualitat d’administració i de recursos humans de les empreses. Així doncs, comptant amb la implantació d’un ERP s’integren tant els processos interns de l’empresa com els externs, permetent obtenir tota la informació en una única base de dades compartida, facilitant la gestió diària de la companyia.

Una de les característiques a destacar del sistema ERP és la major fiabilitat de les dades, ja que estan monitorats en temps real. D’aquesta manera, una ordre de venda avisa el procés de fabricació amb la informació des de l’estoc fins a la logística del producte. L’empresa, a desfer-se de la complexitat de tot el procés, pot disminuir despeses i repensar, o simplement abandonar, la cadena de producció. A més, com l’empresa controla i entén millor totes les etapes de producció, pot produir de forma més ràpida i intel·ligent el mateix producte deixant-menys temps en estoc, cosa que genera molts avantatges.

En cas que l’empresa hagi de canviar per alguna raó la dinàmica de producció, el sistema ERP informa totes les àrees corporatives i es preparen de forma conjunta per al canvi, des de les compres, la producció i fins i tot l’àrea de màrqueting per al canvi de les campanyes publicitàries. A més, utilitzant el sistema ERP el temps emprat sempre és moltíssim menor.

Per tant, algun dels avantatges de disposar d’un sistema d’ERP en les empreses són:
Optimització de l’organització interna: Facilita l’organització de l’empresa i permet optimitzar els processos i els recursos, el que incideix en l’optimització i eficiència de la mateixa gestió i en la relació amb els clients.
Ajuda en la presa de decisions: L’accés a tota la informació de l’empresa de forma fàcil, ràpida i ordenada ens permet prendre decisions sobre la base de dades i no a creences, el que evitarà les decisions impulsives, errònies o mal enfocades. Per a això, és clar, l’anàlisi i la interpretació d’aquestes dades han de ser els correctes.
Augment de la productivitat: L’automatització dels processos interns augmentarà la productivitat dels empleats, desapareixeran les tasques duplicades i s’eliminarà la informació redundant.
Reducció de costos: La normalització dels processos i els fluxos de treball incideix directament en l’optimització del temps i dels recursos, el que disminuirà els costos.
Major control: La implantació d’un ERP fa possible un major control en totes les operacions, ja que cadascuna d’aquestes queda reflectida i assignada a un individu o recurs, en un temps i data concreta, amb uns objectius i com a conseqüència d’un procediment, el que permet fer un seguiment en tots els processos en cadascuna de les seves etapes.
Planificació del futur: Disposar de la informació històrica, els comportaments i les tendències ens permet crear escenaris futurs amb estimacions realistes, minimitzant el marge d’error.
Creixement ordenat: La majoria dels ERP són modulars, escalables i estan connectats entre si, el que permet en cas de creixement la incorporació de nous mòduls i el flux organitzat de la informació entre ells.

Els quatre mòduls principals de programari ERP inclouen:

Finances: Reuneix dades financeres i genera informes com ara llibres de comptabilitat, dades de balanç general, fulls de balanços generals i estats financers trimestrals.

Gestió de recursos humans: Recopila dades i genera informes sobre coses com reclutament d’empleats, revisions d’acompliment, capacitació i desenvolupament professional, revisions d’acompliment, mediació i entrevistes de sortida.

Gestió d’inventaris: Recopila dades i genera informes sobre actius no capitalitzats i elements d’inventari.

Gestió de la cadena de subministrament: Recopila dades i genera informes sobre materials, informació i finances a mesura que es mouen en un procés de proveïdor a fabricant a majorista a minorista a consumidor.

És important entendre que l’ERP no és simplement un programari que es compra, instal·la i fa servir com Windows o un joc d’ordinador. Més que això, consisteix en una revolució que involucra tots els processos interns i ha de ser precedit d’una extensa reavaluació de tots els departaments. Cal tenir present que és una eina important i decisiva, però la forma en què les dades són inserits i com les informacions són dirigides posteriorment, són aspectes de summa importància.